Häufige Fragen zum Kita-Portal Karlsruhe

Auf dieser Seite haben wir Ihnen eine Auswahl an häufig gestellten Fragen zum Kita-Portal Karlsruhe zusammen gestellt.

1. Wo erhalte ich fachliche Auskunft bei Fragen rund um das Kita-Portal Karlsruhe?
Auf der Startseite unter https://kitaportal.karlsruhe.de und dem Infoportal unter https://kitaportal.karlsruhe.de/infoportal können Sie sich viele Informationen selbstständig einholen.

Benötigen Sie darüber hinaus Hilfe? Bitte wenden Sie sich per Mail, telefonisch oder persönlich an unsere Servicestelle. Die aktuellen Sprechzeiten finden Sie auf unserer Startseite.

2. Warum muss ich mich im Kita-Portal mit einem Benutzerkonto registrieren?
Eingeloggt können Sie Ihr Kind in einer oder mehrerer Kindertageseinrichtungen vormerken. Sie können Nachrichten von den Einrichtungsleitungen empfangen oder Ihre Suche jederzeit erweitern und weitere Kitas zu Ihrer Auswahl hinzufügen.

3. Warum muss ich mein Kind vormerken lassen?
Das Kita-Portal Karlsruhe ist das zentrale Vormerksystem, an dem sich alle kommunalen und freien Kindertageseinrichtungen (Krippen, Kindergärten u.v.m.) im Stadtgebiet Karlsruhe beteiligen. Hier werden alle Kinder bis zur Einschulung erfasst, die einen Platz suchen und die Vormerkungen an die jeweiligen Kindertageseinrichtungen weitergeleitet.

4. Wie lange muss ich auf einen Platz in einer Kindertageseinrichtung für mein Kind warten?
Die Platzvergabe in Karlsruhe ist dezentral geregelt, das heißt es liegt in der Entscheidung des Trägers bzw. der Leitung der Kindertageseinrichtung, welches Kind einen Betreuungsplatz erhält. Dabei orientiert sich die Kindertageseinrichtung meist an Kriterien, die am Kindeswohl und der sozialen Situation der Familie ausgerichtet sind. Die jeweiligen Vergabekriterien erfahren Sie beim Träger der Kindertageseinrichtung.

Eine grundsätzliche Aussage zur Wartezeit kann daher nicht gegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei den jeweiligen Kindertageseinrichtungen und bei unserer Servicestelle.

5. Wie werde ich über den Stand meiner Vormerkungen informiert?
In Ihrem Benutzerkonto können Sie jederzeit Ihre aktiven Vormerkungen und Nachrichten im Kita-Portal einsehen. Über ein Platzangebot werden Sie zusätzlich per E-Mail informiert.

6. Wann bekomme ich spätestens eine Rückmeldung zu meiner Vormerkung?
Die Vergabe der Betreuungsplätze erfolgt durch die Kindertageseinrichtungen. Sie erhalten unmittelbar nach Verfügbarkeit eines Platzes per E-Mail einen Terminvorschlag für ein Vertragsgespräch. Ist kein Platz verfügbar, so erhalten Sie spätestens sechs Wochen vor dem gewünschten Betreuungsbeginn eine E-Mail vom Kita-Portal Karlsruhe mit weiteren Informationen.

7. Was ist, wenn ein Kind ganz akut, also in einem besonders dringenden Fall, einen Platz braucht?
Wir empfehlen Ihnen, umfangreich Vormerkungen im Kita-Portal vorzunehmen. Sie können Ihre Chancen erhöhen, einen Betreuungsplatz zu Ihrem Wunschtermin zu finden, indem Sie Ihre Vormerkungen ausweiten, d.h. benachbarte Stadtteile oder den Umkreis Ihrer Arbeitsstätte mit aufnehmen. Nutzen Sie auch die Möglichkeit der persönlichen Kontaktaufnahme mit den Kindertageseinrichtungen. Für weitere Fragen wenden Sie sich an unsere Servicestelle.

8. In wie vielen Kitas kann ich mein Kind vormerken lassen?
Sie können Ihr Kind in beliebig vielen Kitas vormerken. Denken Sie aber bitte daran, dass Sie keinen Nutzen davon haben, wenn Sie Ihr Kind in unzähligen Kitas auf die Vormerkliste setzen lassen. Wichtig ist die Auswahl Ihrer Kindertageseinrichtungen so zu gestalten, dass ein Platzangebot von Ihnen auch wirklich angenommen werden kann.

9. Ist es möglich Priorisierungen für eine bestimmte Kita einzugeben?
Ja, eine Priorisierung ist im Kita-Portal möglich. Ihre Vormerkungen sind durchnummeriert, dies entspricht Ihrer Priorisierung. Um dies zu ändern, klicken Sie die gewünschte Vormerkung mit der Maus an und ziehen Sie nach oben oder unten in Ihrer Liste. Die Nummerierung wird angepasst.

Im Textfeld Ihres Kindes "Platz für ergänzende Angaben" können Sie Informationen für alle vorgemerkten Einrichten geben. Wenn Sie ausschließlich der Einrichtung zu einer Vormerkung Informationen übermitteln möchten, können Sie im Feld "Kommentar" weitere Informationen zur Vormerkung geben.

10. Erhalten die Einrichtungen Informationen darüber, ob mein Kind noch bei anderen vorgemerkt ist?
Die Einrichtungen sehen, ob Sie noch weitere Vormerkungen über das System erstellt haben. Das Kita-Portal ermöglicht allen Einrichtungen, bei denen für Ihr Kind eine Vormerkung erstellt wurde, die Anzeige des aktuellen Status. Hat Ihr Kind bereits ein Platzangebot erhalten, so wird dies allen anderen Einrichtungen angezeigt, jedoch nicht bei welcher Einrichtung.

11. Muss ich mich registrieren um das Kita-Portal Karlsruhe nutzen zu können?
Ja, um eine Vormerkung für Ihr Kind zu erstellen müssen Sie sich zuvor registrieren. Die Suche nach Kindertageseinrichtungen ist auch ohne Registrierung möglich.

12. Muss ich mich noch zusätzlich bei den Kitas melden, um einen Platz zu erhalten, oder reicht die Online-Vormerkung über das Kita-Portal Karlsruhe aus?
Eine Online-Vormerkung reicht generell aus. Wir empfehlen Ihnen jedoch die von den Einrichtungen angebotenen Informationsveranstaltungen für ein Kennenlernen der Kindertageseinrichtungen zu nutzen. Bitte erkundigen Sie sich direkt bei der jeweiligen Kindertageseinrichtung nach entsprechenden Terminen und Möglichkeiten. Manche Kindertageseinrichtungen bieten das erst zum Zeitpunkt eines Platzangebotes an.

13. Kann ich mich über das Kita-Portal Karlsruhe auch für einen Betreuungsplatz in Tagesfamilien vormerken lassen?
Nein, bisher ist eine Vormerkung im Kita-Portal für die Suche nach Tageseltern nicht möglich. Das zuständige Team der städtische Kindertagespflege berät Sie und vermittelt Tagesfamilien. Mehr Informationen zur Anmeldung und Betreuung in Tagesfamilien finden Sie im zugehörigen Internetportal.

14. Mein Kind kommt erst in Kürze zur Welt. Kann ich es trotzdem schon vormerken lassen?
Nein, eine Anmeldung ist erst nach der Geburt möglich. Wir benötigen von Ihrem Kind das genaue Geburtsdatum, Namen und Anschrift.

15. Mit wem schließe ich einen Betreuungsvertrag ab?
Sie schließen einen Betreuungsvertrag mit der jeweiligen Einrichtung und deren Träger ab, die Ihnen ein Platzangebot erteilt hat. Der Vertragsabschluss erfolgt persönlich in der jeweiligen Einrichtung und wird im Kita-Portal Karlsruhe anschließend von der Leitung erfasst.

16. Bekomme ich über das Kita-Portal Karlsruhe garantiert einen Betreuungsplatz für mein Kind?
Die Eintragung im Kita-Portal ist lediglich eine Vormerkung (Bewerbung) und keine Anmeldung. Das bedeutet, dass Sie Ihr Kind auf eine Vormerkliste bzw. Warteliste eintragen. Diese Vormerkliste ist dann die Grundlage für die spätere Platzvergabe durch die Kindertageseinrichtung, welche nach bestimmten Kriterien und gesetzlichen Bestimmungen durch die jeweilige Leitung oder deren Träger erfolgt.

17. Ich wohne nicht in Karlsruhe, kann ich trotzdem einen Kita-Platz für mein Kind in Karlsruhe erhalten?
Der Rechtsanspruch von Familien in Karlsruhe auf Kindertagesbetreuung nach §24 SGB VIII richtet sich an die Stadt Karlsruhe. Das bedeutet, die Karlsruher Kinder müssen immer zuerst mit einem Betreuungsplatz versorgt werden. Nur in dem Fall, dass kein Karlsruher Kind für einen Platz in Frage kommt, kann ein Platz an auswärtige Kinder vergeben werden.

Achtung: Ausnahmen bilden die betrieblichen Betreuungsplätze in Kindertageseinrichtungen. Hier ist ein Wohnort auch außerhalb von Karlsruhe möglich. Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber, wenn dieser betriebliche Betreuungsplätze anbietet.

18. Erhält mein Kind früher einen Betreuungsplatz wenn ich mehrere Logins anlege?
Nein, Sie verschlechtern damit die Chance eines Platzangebotes erheblich, da das System und die Kindertageseinrichtungen nicht mehr die für Ihr Kind gültige Vormerkung zuordnen kann.

19. Mein Kind hat eine Behinderung oder eine Entwicklungsverzögerung. Was muss ich machen, um für mein Kind einen geeigneten Kita-Platz zu erhalten?
Viele Kindertageseinrichtungen in Karlsruhe sind offen für eine gemeinsame Betreuung von Kindern mit und ohne Behinderung oder mit besonderem Förderbedarf. Sie können den besonderen Förderbedarf Ihres Kindes im allgemeinen Textfeld "Platz für ergänzende Angaben" oder im Feld "Kommentar" nur für diese Vormerkung erläutern. Kindertageseinrichtungen, die dies anbieten, finden Sie in der Suche unter dem Konzept „Integrative Kindertageseinrichtung“ oder „Integrative Schwerpunkteinrichtung“.

20. Was kostet die Registrierung oder Vormerkung im Kita-Portal Karlsruhe?
D
ie Nutzung des Kita-Portal Karlsruhe ist ein kostenloser Service für Eltern in der Stadt Karlsruhe.

21. Was kostet ein Betreuungsplatz in Kindertageseinrichtungen?
Die Elternbeiträge sind sehr unterschiedlich, sowie Betreuungszeiten, Schließzeiten und Konzepte auch. Informationen dazu erhalten Sie üblicherweise über die Homepage der jeweiligen Kindertageseinrichtungen und Träger oder erfragen diese bei der Kindertageseinrichtung. Eine Übersicht über städtische Beiträge finden Sie hier: Beiträge Kindertageseinrichtung.

21. Ist ein Platz in der Kindertagespflege (Tagesfamilie) eigentlich teurer als in einer Kindertageseinrichtung?
Das ist sehr unterschiedlich und hängt unter anderem vom Alter der Kinder ab. Informationen hierzu erhalten Sie bei den Trägern und Kindertageseinrichtungen und über die Kindertagespflege der Stadt.

22. Warum wird das Kita-Portal Karlsruhe nur in deutscher Sprache angeboten?
Die Eingabesprache im Kita-Portal Karlsruhe ist Deutsch. Eine Eingabe in weiteren Sprachen ist nicht vorgesehen. Die Lesbarkeit muss für alle Nutzer gewährleistet sein, da es sich um wechselseitiges Kommunikationssystem handelt.

1. Warum geben Sie Auswahlkriterien bei Ihrer Suche an?
Wenn Sie vorab filtern, welche Kriterien Ihre gewünschte Kindertageseinrichtung erfüllen soll, findet das System genau die Kindertageseinrichtungen, die Ihren Wünschen und Vorstellungen entsprechen.

2. Warum finde ich eine bestimmte Kindertageseinrichtung nicht im Kita-Portal Karlsruhe?
Möglicherweise haben Sie diese durch ein angegebenes Suchkriterium ausgeschlossen. Wenn es sich um eine neue Kindertageseinrichtungen handelt, wird diese einige Zeit vor dem geplanten Eröffnungstag im Kita-Portal angezeigt bzw. erst dann wenn der Eröffnungstermin feststeht.

3. Was mache ich, wenn die Suchergebnisse angezeigt werden?
Klicken Sie auf den Namen einer Kindertageseinrichtung und informieren Sie sich über deren Betreuungsangebot. Wenn Sie bereits im Kita-Portal registriert sind und sich eingeloggt haben, können Sie direkt eine Vormerkung (Bewerbung) erstellen oder die Kindertageseinrichtung für später markieren (merken).

4. Was bedeuten die Symbole auf der Karte?
Jedes Haus auf der Karte markiert eine Kindertageseinrichtung. Wenn Sie bei der Suche bestimmte Kriterien ausgewählt haben, so werden auf der Karte nur die mit Ihrer Vorauswahl übereinstimmenden Kindertageseinrichtungen mit einem Haussymbol angezeigt. Häuser mit einem grünen Dach signalisieren Kindertageseinrichtungen, die aktuell einen freien Betreuungsplatz über das System gemeldet haben.

5. Wie lernen Eltern die Kindertageseinrichtung vor Vertragsabschluss kennen?
Eltern können sich im Kita-Portal Karlsruhe über die Kindertageseinrichtungen und deren Angebot informieren. Sie können auch vor der Vormerkung mit Kindertageseinrichtungen oder der städtischen Kindertagespflege Kontakt aufnehmen. Kindertageseinrichtungen gestalten weiterhin ihre Öffentlichkeitsarbeit eigenständig und bieten meist Tage der Offenen Tür oder ähnliches an.

6. Wo finde ich Kindertageseinrichtungen, deren Betreuungsangebot erst ausgebaut wird?
Eltern können für diese Kindertageseinrichtungen einige Zeit vor deren Betriebsstart Vormerkungen im Kita-Portal Karlsruhe erfassen. Ein genaues Startdatum kann weit im Voraus häufig noch nicht genannt werden, da es unter Umständen zu baulichen Verzögerungen kommen kann. Bitte setzen Sie sich bezüglich der voraussichtlichen Inbetriebnahme mit dem Träger in Verbindung. Eine Übersicht dieser Einrichtungen finden Sie im Infoportal.

1. Welche Daten muss ich eingeben, um mein Kind für einen Platz vormerken zu können?
Für die Registrierung müssen Sie Ihren Namen, den Namen und das Geburtsdatum Ihres Kindes, Ihre Anschrift und die E-Mail-Adresse eingeben. Ergänzend machen Sie Angaben zu Ihrer Beschäftigungssituation und den Betreuungswünschen für Ihr Kind. Es wird empfohlen, auch die Angaben zum zweiten Elternteil einzugeben.
 
2. Ab wann können Eltern ihre Kinder vormerken?
Ab der Geburt.

3. Wie viele Vormerkungen können Eltern für ein Kind machen?
Eltern können beliebig viele Vormerkungen für ihr Kind erstellen. Der Nutzen ist am größten, wenn die Auswahl der Einrichtungen sollte so gestaltet ist, dass ein Platzangebot wirklich angenommen werden kann.

4. Gibt es verschiedene Betreuungsformen für eine Altersgruppe?
Ja. Kinder unter 3 Jahren können entweder in Krippengruppen, altersgemischten Gruppen oder in Kindertagespflege betreut werden. Für Kinder ab 3 Jahren bis zum Schuleintritt stehen altersgemischte Gruppen und Kindergartengruppen zur Verfügung. Ergänzend zur Betreuung in Kindertageseinrichtungen können Kinder über 3 Jahren auch in der Kindertagespflege (Tagespflegeperson) betreut werden.

5. Kann ich die tägliche Betreuungszeit für mein Kind frei wählen?
Die Wahlmöglichkeit ist abhängig vom gewünschten Betreuungsangebot und der Einrichtung. Nicht jede Einrichtung bietet alle Betreuungsarten und Betreuungszeiten an.

6. Können Eltern Ihre Vormerkungen nachträglich ändern?
Ja. Es ist möglich Vormerkungen zu löschen oder die Angaben zu ändern.

7. Muss ich mein Kind beim Wechsel von der Krippe (U3) in den Kindergarten erneut vormerken?
Ja, aber nur, wenn Sie bisher einen Betreuungsvertrag bis zur Vollendung des 3. Lebensjahres abgeschlossen haben. Dies gilt auch, wenn Sie Ihr Kind in der gleichen Einrichtung anmelden möchten. Bitte erstellen Sie auch hier Ihre Vormerkung, damit die Einrichtung die Platzvergabe planen können.

8. Wie gehe ich vor, wenn ich ein Geschwisterkind anmelden möchte?
Grundsätzlich benötigen Sie nur einen Login für alle Ihre Kinder. Wird eines Ihrer Kinder bereits in einer Einrichtung betreut, so können Sie die Option "Geschwisterkind" bei der Erstellung einer Vormerkung auswählen.

9. Ich habe eine Vormerkung für eine oder mehrere Kindertageseinrichtungen abgegeben. Wie geht es nun weiter?
Die von Ihnen ausgesuchten Kindertageseinrichtungen setzen sich mit Ihnen in Verbindung, sobald ein Platz für Sie frei geworden ist. Sie erhalten dann automatisch einen Termin für ein Vertragsgespräch und können dann mit der Kindertageseinrichtung einen Betreuungsvertrag abschließen.

10. Werden die Plätze nach Eingang der Vormerkung vergeben?
Nein, die Platzvermittlung erfolgt in der Regel anhand gesetzlich bestimmter Aufnahmekriterien (§24 Abs. 1 SGB VIII). Darüber hinaus können Einrichtungen, je nach Träger, weitere Kriterien für die Vergabe ihrer Plätze festgelegen. Ausnahmen sind die betrieblichen Betreuungsplätze (Betriebskitas), die nur an die eigenen Mitarbeitenden vergeben werden. Wir empfehlen sich frühzeitig für Ihre gewünschten Kindertageseinrichtungen vorzumerken, da die Aufnahmeplanung der Kita-Leitung Vorlaufzeit benötigt.

11. Kann ich als Familienhelfer/-in Kinder unterschiedlicher Familien und Adressen über das Kita-Portal bei den Einrichtungen anmelden?
Die Eltern sollten ihre Mailadresse nutzen. Wenn die Helfer selbst mit ihrer Mailadresse die Vormerkungen eingeben würden, würden Sie die Platzangebote erhalten und sie mit den Eltern bearbeiten müssen. Dies ist zum Teil aufgrund von Mitarbeiterwechseln und aus Datenschutzgründen und Gründen der Selbstbestimmung der Eltern über ihre Daten nicht gewünscht.

1. Wozu benötige ich ein Benutzerkonto?
In diesem passwortgeschützten Bereich erhalten Sie Informationen über Ihre Vormerkungen (Anfrage für einen Kita-Platz) und können Nachrichten von den Einrichtungen empfangen.

2. Kann ich mein Benutzerkonto wieder löschen?
Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit selbst löschen. Bitte loggen Sie sich dazu ein und wählen in Ihrem persönlichen Bereich "Benutzerkonto löschen". Bitte beachten Sie, dass nach Ihrer Bestätigung der Löschung alle gespeicherten Daten unmittelbar aus dem Kita-Portal Karlsruhe gelöscht werden. Eine Wiederherstellung Ihrer Daten ist dann nicht mehr möglich. Wenn Sie Problem bei der Löschung Ihres Benutzerkontos haben, so wenden Sie sich bitte telefonisch oder via E-Mail an die Servicestelle Kita-Portal Karlsruhe.

3. Was passiert, wenn ich ein Benutzerkonto beantragt habe?
Sie erhalten eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte bestätigen Sie den Empfang innerhalb von 7 Tagen durch Klick auf den beigefügten Link. Danach können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort im Kita-Portal Karlsruhe anmelden. Bitte verwenden Sie für die Registrierung eine E-Mail Adresse, auf die Sie jederzeit Zugriff haben und langfristig benutzen.

4. Ist das Benutzerkonto Bedingung für die Vormerkung meines Kindes?
Nein, die Einrichtung eines Benutzerkontos ist nicht verpflichtend, hat aber viele Vorteile. So können Sie direkt von zu Hause eine Vormerkung für Ihr Kind erstellen und sich zu jeder Zeit über den Status informieren. Es ist aber weiterhin möglich, Vormerkungen in der Servicestelle ohne eigenes Benutzerkonto zu erstellen. Sie erhalten dann die Platzangebote per Post und nicht durch E-Mail. Bitte beachten Sie, dass es an manchen Tagen zu längeren Wartezeiten beim Besuch der Servicestelle kommen kann. Es werden auch hier keine Plätze direkt vergeben, sondern nur die Vormerkungen für Plätze erstellt. Die Mitarbeitenden der Servicestelle haben keinen direkten Einfluss auf die Platzvergabe durch die Kindertageseinrichtungen und sind verpflichtet, Ihre Identität anhand eines mitzubringenden Personalausweises festzustellen.

5. Warum erhalte ich keine Nachrichten?
Sie erhalten erst eine Nachricht, wenn eine Kita-Leitung Ihnen aufgrund Ihrer Vormerkung ein Platzangebot erteilt. Wann eine Kindertageseinrichtung mit Ihnen Kontakt aufnimmt, entscheidet die jeweilige Kita-Leitung selbst. Die Platzvergabe erfolgt immer nur durch die jeweiligen Kindertageseinrichtungen oder deren Träger und nicht durch die Mitarbeitenden beim Kita-Portal Karlsruhe.

6. Kann ich meine Daten, beispielsweise meine Adresse, im Benutzerkonto ändern?
Ja, Sie können diese unter dem Menüpunkt "Persönliche Angaben" ändern.

7. Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Bitte klicken Sie im Menü "Login" auf "Kennwort vergessen" und geben die im Kita-Portal Karlsruhe registrierte E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten unmittelbar eine E-Mail mit einem vorrübergehend gültigen Link zur Vergabe eines neuen Kennwortes.

8. Was kann ich tun, wenn mein Benutzerkonto gesperrt ist?
Nach längerer Inaktivität werden die Benutzerkonten automatisch gesperrt. Sie können Ihr Benutzerkonto durch die Vergabe eines neuen Kennwortes jederzeit selbst entsperren. Nutzen Sie dazu die Funktion "Kennwort vergessen?".

1. Wo erhalte ich als Mitarbeitende(r) fachliche und technische Auskunft zum Kita-Portal Karlsruhe?
Bitte wenden Sie sich persönlich, telefonisch oder per E-Mail an unsere Servicestelle: E-Mail: support@kita.karlsruhe.de. Die aktuellen telefonischen Sprechzeiten finden sich auf unserer Startseite. Die Telefonnummer für Einrichtungen und Träger sind den Trägern bekannt.

2. Was kann ich tun, wenn ich mein Kennwort vergessen habe?
Sie können sich jederzeit selbst über "Kennwort vergessen?" ein neues Kennwort erstellen.   

3. Bieten Sie Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Träger und Kindertageseinrichtungen an?
Ja, es werden Schulungen für Anfängerinnen und Anfänger angeboten. Zur Anmeldung senden Sie bitte eine E-Mail mit Angaben zu Ihrer Person, Träger oder Kindertageseinrichtung sowie Ihrer Position an: support@kita.karlsruhe.de.

4. Wie erfolgt die Platzvergabe mit dem Kita-Portal Karlsruhe?
Die Sorgeberechtigten erstellen Vormerkungen für ihre Wunschkindertageseinrichtungen. Die Kindertageseinrichtungen wählen aus den Vormerkungen ihrer Kindertageseinrichtung die Kinder auf Basis ihrer Vergabekriterien aus.

5. Wie behalte ich den Überblick in meiner Vormerkliste?
Sie können Ihre Vormerkliste beliebig filtern, bspw. nach Geschlecht, Betreuungsangebot oder Betreuungssegment. Hier sind auch Mehrfachnennungen in der Auswahl möglich. Zusätzlich können Sie über die Spaltenüberschriften die Ergebnisse sortieren. Ein Klick auf "Eingangsdatum" zeigt entweder die neueste oder älteste Vormerkung an. Mit der Notizfunktion können Sie persönliche Anmerkungen speichern.

6. Wie erstelle ich als Kindertageseinrichtung ein Platzangebot?
Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Platzangebot erstellen).

7. Kann ich die Platzangebotsliste sortieren, bspw. nur getätigte Vertragsschlüsse anzeigen lassen?
Ja, Sie können über den Filter "Status" sehr genau auswählen, was in Ihrer Liste der Platzangebote angezeigt wird. So können Sie z. B. nur neue Einträge oder Vertragsschlüsse anzeigen lassen und die nicht benötigten Einträge ausblenden. Zusätzlich ist es sehr einfach möglich, die Treffer über einen Klick auf die grüne Spaltenbeschriftung zu sortieren.

8. Wie funktioniert die 20-Tagesfrist?
Die 20-Tagesfrist für die Platzvergabe beginnt mit der Abgabe eines Platzangebotes und dem Termin für ein Vertragsgespräch durch die Kindertageseinrichtung. Sie endet mit der Dokumentation des Vertragsschlusses im Kita-Portal Karlsruhe. Mit der erfolgreichen Dokumentation eines Vertragsschlusses durch die Kita-Leitung innerhalb der 20-Tagesfrist werden automatisch auch alle weiteren Vormerkungen des Kindes gelöscht.

9. Was passiert wenn die 20-Tagesfrist überschritten wird?
Läuft ein Platzangebot nach 20 Werktagen ohne dokumentierten Vertragsschluss im Kita-Portal Karlsruhe aus, erhalten die Eltern eine automatische Absage per E-Mail und das Kind den Status "Automatisch Abgelehnt".
Soll das Kind nun doch in Ihrer Kindertageseinrichtung aufgenommen werden, führen das Vertragsgespräch und dokumentieren ggf. die Aufnahme in der Platzangebotsliste! Wichtig! Nur wenn Sie den Vertrag dokumentieren, erlöschen alle Vormerkungen in Ihrer eigenen Vormerkliste und in den Vormerklisten anderer Kindertageseinrichtungen.

10. Warum muss ich einen Vertrag dokumentieren?
Alle von der Stadt Karlsruhe geförderten Kindertageseinrichtungen sind dazu verpflichtet ihre Vormerkungen und Vertragsschlüsse über Kita-Portal Karlsruhe abzuwickeln. Mit einem dokumentierten Vertragsschluss löschen Sie automatisch auch alle weiter getätigten Vormerkungen für das jeweilige Kind in anderen Kindertageseinrichtungen.

11. Wie dokumentiere ich einen Vertragsschluss?
Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Vertragsschluss dokumentieren).

12. Wie melde ich freie Betreuungsplätze im nächsten Monat oder nehme sie wieder raus?
Freie Plätze können Sie jederzeit über die Kachel Freie Plätze im Folgemonat veröffentlichen. Sie können einen frei gemeldeten Platz auch jederzeit selbst über die Kachel aus dem System entfernen. Ein neuer Platz wird auch automatisch 30 Tage nach der Meldung wieder rausgenommen.

13. Wie kann ich die öffentlich angezeigten Daten meiner Kindertageseinrichtung ändern?
Wenn Sie Änderungen/Aktualisierungen in den Stammdaten Ihrer Kindertageseinrichtung vorgenommen haben, werden diese in zwei Schritten geprüft, bevor sie für die Öffentlichkeit sichtbar werden. Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Stammdaten bearbeiten).

14. Wie arbeite ich als Trägervertretung mit der Freigabeschleife?
Als Trägervertretung müssen Sie die von den Kindertageseinrichtungen vorgenommenen Änderungen freigeben oder ablehnen. Erst dann ändern sich die öffentlich sichtbaren Informationen über die jeweilige Kindertageseinrichtung. Wie das geht erfahren Sie hier (Freigaben als Trägervertretung bearbeiten).

15. Wie erstelle ich direkt eine "Analoge Vormerkung" beim Besuch von Eltern in meiner Kindertageseinrichtung?
Alle Kindertageseinrichtungen können für Eltern mit bekannten Barrieren, bspw. Sprach- und Verständnisprobleme oder bei fehlendem Internet- und IT-Zugang, Vormerkungen für die eigene und optional für andere Kindertageseinrichtungen erstellen. Wir haben Ihnen dazu eine Anleitung erstellt (Analoge Vormerkung erfassen).

16. Muss beim Wechsel des Betreuungssegmentes innerhalb einer Kindertageseinrichtung, z. B. von der Krippe in den Kindergarten eine Vormerkung erstellt werden?
Nein, bei einem Wechsel von der Krippe in den Kindergarten oder vom Kindergarten muss in dem Fall eine neue Vormerkung durch die Sorgeberechtigten erstellt werden, wenn die Anschlussbetreuung bis zum Schuleintritt nicht sichergestellt ist.

17. Müssen Geschwisterkinder oder Kinder von Mitarbeitenden auch vorgemerkt werden?
Ja, für alle Kinder muss über das Kita-Portal eine Vormerkung erstellt und ein Platzangebot abgegeben werden. Eltern können diese Angaben in den Vormerkungen speziell angeben, so dass dies für die Kindertageseinrichtungen direkt ersichtlich ist.