Häufige Fragen zum Kita-Portal Karlsruhe

Auf dieser Seite haben wir Ihnen eine Auswahl an häufig gestellten Fragen zum Kita-Portal Karlsruhe zusammen gestellt.

1. Wo erhalte ich fachliche Auskunft bei Fragen rund um das Kita-Portal Karlsruhe?
Auf der Startseite https://kitaportal.karlsruhe.de und dem Infoportal https://kitaportal.karlsruhe.de/infoportal sind viele Informationen.

Benötigen Sie darüber hinaus Hilfe? Bitte wenden Sie sich per Mail oder telefonisch an unsere Servicestelle (Sprechzeiten siehe Startseite).

2. Warum muss ich mich im Kita-Portal mit einem Benutzerkonto registrieren?
Eingeloggt können Sie Ihr Kind in einer oder mehrerer Kitas vormerken (= Anfrage für einen Kita-Platz). Sie können Nachrichten von den Kita-Leitungen empfangen und Ihre Suche jederzeit erweitern oder verkleinern.

3. Warum muss ich mein Kind vormerken lassen?
Das Kita-Portal ist das zentrale Vormerksystem, an dem sich alle kommunalen und freien Kitas (Krippen, Kindergärten u.v.m.) im Stadtgebiet (= Stadtkreis) Karlsruhe beteiligen. Hier werden alle Kinder bis zur Einschulung erfasst, die einen Platz suchen. Die Vormerkungen sind von den jeweiligen Kita im Kita-Portal sichtbar.

4. Wie lange muss ich auf einen Platz in einer Kita für mein Kind warten?
Die Platzvergabe in Karlsruhe ist dezentral geregelt, das heißt es liegt in der Entscheidung des Trägers bzw. der Kita-Leitung, welches Kind einen Platz erhält. Dabei orientiert sich die Kita meist an Kriterien, die am Kindeswohl und der sozialen Situation der Familie ausgerichtet sind. Die jeweiligen Vergabekriterien erfahren Sie beim Träger der Kita.

Eine grundsätzliche Aussage zur Wartezeit kann daher nicht gegeben werden.

5. Wie werde ich über den Stand meiner Vormerkungen informiert?
In Ihrem Benutzerkonto können Sie jederzeit Ihre aktiven Vormerkungen und Nachrichten im Kita-Portal einsehen. Über ein Platzangebot werden Sie zusätzlich per E-Mail informiert.

6. Wann bekomme ich spätestens eine Rückmeldung zu meiner Vormerkung?
Die Vergabe der Kita-Plätze erfolgt durch die Kitas. Sie erhalten einen Terminvorschlag für ein Vermittlungsgespräch per E-Mail und Nachricht in Ihrem Benutzerkonto.

7. Was ist, wenn ein Kind in einem besonders dringenden Fall, einen Platz braucht?
Wir empfehlen Ihnen, umfangreich Vormerkungen im Kita-Portal vorzunehmen. Sie können Ihre Chancen erhöhen, einen Betreuungsplatz zu Ihrem Wunschtermin zu finden, indem Sie Ihre Vormerkungen ausweiten, d.h. benachbarte Stadtteile oder den Umkreis Ihrer Arbeitsstätte mit aufnehmen.

8. In wie vielen Kitas kann ich mein Kind vormerken lassen?
In beliebig vielen. Bei > 20 Vormerkungen empfehlen wir zu überdenken, ob von allen ein Platzangebot wirklich angenommen werden kann.

9. Ist es möglich Priorisierungen für eine bestimmte Kita einzugeben?
Ja. Ihre Vormerkungen sind durchnummeriert - dies entspricht Ihrer Priorisierung. Sie können dies ändern.

Im Textfeld Ihres Kindes "Platz für ergänzende Angaben" können Sie Informationen für alle vorgemerkten Einrichten geben. Wenn Sie ausschließlich der Einrichtung zu einer Vormerkung Informationen übermitteln möchten, können Sie im Feld "Kommentar" weitere Informationen zur Vormerkung geben.

10. Erhalten die Kitas Informationen darüber, ob mein Kind noch andere Vormerkungen hat?
Ja. Das Kita-Portal ermöglicht allen Kitas, bei denen für Ihr Kind eine Vormerkung erstellt wurde, die Anzeige des aktuellen Status. Hat Ihr Kind bereits ein Platzangebot erhalten, so wird dies allen anderen Kitas angezeigt, jedoch nicht bei welcher Kita.

11. Muss ich mich registrieren, um das Kita-Portal nutzen zu können?
Ja. Um Vormerkungen für Ihr Kind zu erstellen, müssen Sie sich zuvor registrieren.

12. Muss ich mich neben den Vormerkungen zusätzlich bei den Kitas melden, um einen Platz zu erhalten?
Nein. Die Vormerkungen reichen aus. Wir empfehlen Ihnen jedoch die von den Kitas eventuell angebotenen Informationsveranstaltungen für ein Kennenlernen zu nutzen. Manche Kitas bieten das zum Zeitpunkt eines Platzangebotes an.

13. Kann ich mich über das Kita-Portal auch für einen Betreuungsplatz in Tagesfamilien vormerken lassen?
Nein. Auf der Startseite https://kitaportal.karlsruhe.de erhalten Sie weitere Informationen zu Tagespflegepersonen.

14. Kann ich ein noch nicht geborenes Kind vormerken lassen?
Nein. Wir benötigen von Ihrem Kind das genaue Geburtsdatum, Namen und Anschrift.

15. Mit wem schließe ich einen Betreuungsvertrag ab?
Mit der Kita und deren Träger, die Ihnen ein Platzangebot erteilt hat. Der Vertragsabschluss erfolgt persönlich in der jeweiligen Einrichtung und wird im Kita-Portal anschließend von der Kita-Leitung dokumentiert.

16. Bekomme ich über das Kita-Portal garantiert einen Betreuungsplatz für mein Kind?
Der Eintrag im Kita-Portal ist lediglich eine Vormerkung (= Anfrage für einen Kita-Platz), aber keine Anmeldung. Ihr Kind ist damit auf einer Vormerkliste bzw. Warteliste eintragen. Diese Vormerkliste ist dann die Grundlage für die spätere Platzvergabe durch die Kitas, welche nach bestimmten Kriterien und gesetzlichen Bestimmungen durch die jeweilige Leitung oder deren Träger erfolgt.

17. Ich wohne nicht in Karlsruhe, kann ich trotzdem einen Kita-Platz für mein Kind in Karlsruhe erhalten?
Der Rechtsanspruch von Familien in Karlsruhe auf Kindertagesbetreuung nach §24 SGB VIII richtet sich an die Stadt Karlsruhe. Das bedeutet, die Karlsruher Kinder müssen immer zuerst mit einem Betreuungsplatz versorgt werden. Nur in dem Fall, dass kein Karlsruher Kind für einen Platz in Frage kommt, kann ein Platz an auswärtige Kinder vergeben werden.

Achtung: Ausnahmen bilden die betrieblichen Betreuungsplätze in Kitas. Hier ist ein Wohnort auch außerhalb von Karlsruhe möglich. Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber, wenn dieser eine Betriebs-Kita anbietet.

18. Erhält mein Kind früher einen Betreuungsplatz, wenn ich mehrere Logins anlege?
Nein. Sie verschlechtern damit die Chance eines Platzangebotes erheblich, da das System und die Kitas nicht mehr die für Ihr Kind gültige Vormerkung zuordnen kann.

19. Mein Kind hat eine Behinderung oder eine Entwicklungsverzögerung. Was muss ich machen, um für mein Kind einen geeigneten Kita-Platz zu erhalten?
Viele Kitas in Karlsruhe sind offen für eine gemeinsame Betreuung von Kindern mit und ohne Behinderung oder mit besonderem Förderbedarf. Sie können den besonderen Förderbedarf Ihres Kindes im allgemeinen Textfeld "Platz für ergänzende Angaben" oder im Feld "Kommentar" nur für diese Vormerkung erläutern. Kitas, die dies anbieten, finden Sie in der Suche unter dem Konzept „Integrative Kindertageseinrichtung“ oder „Integrative Schwerpunkteinrichtung“.

20. Kostet die Registrierung oder Vormerkung im Kita-Portal etwas?
Nein. Nutzung des Kita-Portal ist ein kostenloser Service der Stadt Karlsruhe.

21. Was kostet ein Kita-Platz?
Die Elternbeiträge sind sehr unterschiedlich, sowie Betreuungszeiten, Schließzeiten und Konzepte. Informationen dazu erhalten Sie üblicherweise über die Webseite der jeweiligen Kita und Träger.

21. Kostet ein Platz in der Kindertagespflege mehr, als in einer Kita?
Das ist unterschiedlich und hängt unter anderem vom Alter der Kinder ab. Informationen hierzu erhalten Sie bei den Trägern und Kitas, sowie und über die Kindertagespflege (siehe Startseite https://kitaportal.karlsruhe.de).

22. Warum wird das Kita-Portal nur in deutscher Sprache angeboten?
Die Eingabesprache im Kita-Portal ist Deutsch. Eine Eingabe in weiteren Sprachen ist nicht vorgesehen. Die Lesbarkeit muss für alle Nutzer (Eltern, Träger, Kitas, Service, Support, Jugend-/Familienhilfe usw.) gewährleistet sein, da es sich um wechselseitiges Kommunikationssystem handelt.

1. Welche Daten muss ich eingeben, um mein Kind für einen Platz vormerken zu können?
Für die Registrierung müssen Sie Ihren Nachnamen, den Vornamen und das Geburtsdatum Ihres Kindes, Ihre Anschrift und die E-Mail-Adresse eingeben. Ergänzend machen Sie Angaben zu Ihrer Beschäftigungssituation und den Betreuungswünschen für Ihr Kind. Es wird empfohlen auch die Angaben zum zweiten Elternteil einzugeben.

2. Ab wann können Eltern ihre Kinder vormerken?
Ab der Geburt.

3. Wie viele Vormerkungen können Eltern für ein Kind machen?
Eltern können beliebig viele Vormerkungen für ihr Kind erstellen. Der Nutzen ist am größten, wenn die Auswahl der Einrichtungen sollte so gestaltet ist, dass ein Platzangebot wirklich angenommen werden kann.

4. Gibt es verschiedene Betreuungsformen für eine Altersgruppe?
Ja. Kinder unter 3 Jahren können entweder in Krippengruppen, altersgemischten Gruppen oder in Kindertagespflege betreut werden. Für Kinder ab 3 Jahren bis zum Schuleintritt stehen altersgemischte Gruppen und Kindergartengruppen zur Verfügung. Ergänzend zur Betreuung in Kindertageseinrichtungen können Kinder über 3 Jahren auch in der Kindertagespflege (Tagespflegeperson) betreut werden.

5. Kann ich die tägliche Betreuungszeit für mein Kind frei wählen?
Die Wahlmöglichkeit ist abhängig des gewünschten Betreuungsangebots und der Einrichtung. Nicht jede Einrichtung bietet alle Betreuungsarten und Betreuungszeiten an.

6. Können Eltern Ihre Vormerkungen nachträglich ändern?
Ja. Es ist möglich Vormerkungen zu löschen oder die Angaben zu ändern.

7. Muss ich mein Kind beim Wechsel von der Krippe (U3) in den Kindergarten erneut vormerken?
Ja, aber nur, wenn Sie bisher einen Betreuungsvertrag bis zur Vollendung des 3. Lebensjahres abgeschlossen haben. Dies gilt auch, wenn Sie Ihr Kind in der gleichen Einrichtung anmelden möchten. Bitte erstellen Sie auch hier Ihre Vormerkung, damit die Einrichtung die Platzvergabe planen können.

8. Wie gehe ich vor, wenn ich ein Geschwisterkind anmelden möchte?
Grundsätzlich benötigen Sie nur einen Login für alle Ihre Kinder. Wird eines Ihrer Kinder bereits in einer Einrichtung betreut, so können Sie die Option "Geschwisterkind" bei der Erstellung einer Vormerkung auswählen.

9. Ich habe eine Vormerkung für eine oder mehrere Kitas abgegeben. Wie geht es weiter?
Die von Ihnen ausgesuchten Kitas setzen sich mit Ihnen in Verbindung, sobald ein Platz für Sie frei geworden ist. Sie erhalten dann automatisch einen Termin für ein Vermittlungsgespräch und können dann mit der Kita einen Vertrag abschließen.

10. Werden die Plätze nach Eingang der Vormerkung vergeben?
Nein. Die Platzvermittlung erfolgt in der Regel anhand gesetzlich bestimmter Aufnahmekriterien (§24 Abs. 1 SGB VIII). Darüber hinaus können Einrichtungen, je nach Träger, weitere Kriterien für die Vergabe ihrer Plätze festgelegen. Ausnahmen sind die betrieblichen Betreuungsplätze (Betriebskitas), die nur an die eigenen Mitarbeitenden vergeben werden.

11. Kann ich als Familienhelfer/-in Kinder unterschiedlicher Familien und Adressen über das Kita-Portal bei den Einrichtungen anmelden?
Die Eltern sollten ihre Mailadresse nutzen. Wenn die Helfer selbst mit ihrer Mailadresse die Vormerkungen eingeben würden, würden Sie die Platzangebote erhalten und sie mit den Eltern bearbeiten müssen. Dies ist zum Teil aufgrund von Mitarbeiterwechseln und aus Datenschutzgründen und Gründen der Selbstbestimmung der Eltern über ihre Daten nicht gewünscht.

1. Wozu benötige ich ein Benutzerkonto?
In diesem passwortgeschützten Bereich erhalten Sie Informationen über Ihre Vormerkungen (Anfrage für einen Kita-Platz) und können Nachrichten von den Einrichtungen empfangen.

2. Kann ich mein Benutzerkonto wieder löschen?
Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit selbst löschen. Bitte loggen Sie sich dazu ein und wählen in Ihrem persönlichen Bereich "Benutzerkonto löschen". Bitte beachten Sie, dass nach Ihrer Bestätigung der Löschung alle gespeicherten Daten unmittelbar aus dem Kita-Portal Karlsruhe gelöscht werden. Eine Wiederherstellung Ihrer Daten ist dann nicht mehr möglich. Wenn Sie Problem bei der Löschung Ihres Benutzerkontos haben, so wenden Sie sich bitte telefonisch oder via E-Mail an die Servicestelle Kita-Portal Karlsruhe.

3. Was passiert, wenn ich ein Benutzerkonto beantragt habe?
Sie erhalten eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte bestätigen Sie den Empfang innerhalb von 7 Tagen durch Klick auf den beigefügten Link. Danach können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort im Kita-Portal Karlsruhe anmelden. Bitte verwenden Sie für die Registrierung eine E-Mail Adresse, auf die Sie jederzeit Zugriff haben und langfristig benutzen.

4. Ist das Benutzerkonto Bedingung für die Vormerkung meines Kindes?
Nein, die Einrichtung eines Benutzerkontos ist nicht verpflichtend, hat aber viele Vorteile. So können Sie direkt von zu Hause eine Vormerkung für Ihr Kind erstellen und sich zu jeder Zeit über den Status informieren. Es ist aber weiterhin möglich, Vormerkungen in der Servicestelle ohne eigenes Benutzerkonto zu erstellen. Sie erhalten dann die Platzangebote per Post und nicht durch E-Mail. Bitte beachten Sie, dass es an manchen Tagen zu längeren Wartezeiten beim Besuch der Servicestelle kommen kann. Es werden auch hier keine Plätze direkt vergeben, sondern nur die Vormerkungen für Plätze erstellt. Die Mitarbeitenden der Servicestelle haben keinen direkten Einfluss auf die Platzvergabe durch die Kindertageseinrichtungen und sind verpflichtet, Ihre Identität anhand eines mitzubringenden Personalausweises festzustellen.

5. Warum erhalte ich keine Nachrichten?
Sie erhalten erst eine Nachricht, wenn eine Kita-Leitung Ihnen aufgrund Ihrer Vormerkung ein Platzangebot erteilt. Wann eine Kindertageseinrichtung mit Ihnen Kontakt aufnimmt, entscheidet die jeweilige Kita-Leitung selbst. Die Platzvergabe erfolgt immer nur durch die jeweiligen Kindertageseinrichtungen oder deren Träger und nicht durch die Mitarbeitenden beim Kita-Portal Karlsruhe.

6. Kann ich meine Daten, beispielsweise meine Adresse, im Benutzerkonto ändern?
Ja, Sie können diese unter dem Menüpunkt "Persönliche Angaben" ändern.

7. Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Bitte klicken Sie im Menü "Login" auf "Kennwort vergessen" und geben die im Kita-Portal Karlsruhe registrierte E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten unmittelbar eine E-Mail mit einem vorrübergehend gültigen Link zur Vergabe eines neuen Kennwortes.

8. Was kann ich tun, wenn mein Benutzerkonto gesperrt ist?
Nach längerer Inaktivität werden die Benutzerkonten automatisch gesperrt. Sie können Ihr Benutzerkonto durch die Vergabe eines neuen Kennwortes jederzeit selbst entsperren. Nutzen Sie dazu die Funktion "Kennwort vergessen?".

1. Wo erhalten Mitarbeitende fachliche und technische Auskunft zum Kita-Portal?
Bitte wenden Sie sich persönlich, telefonisch oder per E-Mail an unsere Servicestelle: E-Mail: support@kita.karlsruhe.de. Die aktuellen telefonischen Sprechzeiten finden sich auf unserer Startseite. Die Telefonnummer für Einrichtungen und Träger sind den Trägern bekannt.

2. Was kann ich machen, wenn ich mein Kennwort vergessen habe?
Sie können sich jederzeit selbst über "Kennwort vergessen?" ein neues Kennwort erstellen.   

3. Bieten Sie Schulungen für die Mitarbeitenden der Träger und Kitas an?
Ja, es werden Schulungen für Anfängerinnen und Anfänger angeboten. Zur Anmeldung senden Sie bitte eine E-Mail mit Angaben zu Ihrer Person, Träger oder Kita sowie Ihrer Position an: support@kita.karlsruhe.de.

4. Wie erfolgt die Platzvergabe?
Die Sorgeberechtigten erstellen Vormerkungen für ihre Wunschkitas. Die Kitas wählen aus den Vormerkungen ihrer Kita die Kinder auf Basis ihrer Vergabekriterien aus.

5. Wie behalte ich den Überblick in meiner Vormerkliste?
Sie können Ihre Vormerkliste beliebig filtern, bspw. nach Geschlecht, Betreuungsangebot oder Betreuungssegment. Hier sind auch Mehrfachnennungen in der Auswahl möglich. Zusätzlich können Sie über die Spaltenüberschriften die Ergebnisse sortieren. Ein Klick auf "Eingangsdatum" zeigt entweder die neueste oder älteste Vormerkung an. Mit der Notizfunktion können Sie persönliche Anmerkungen speichern.

6. Wie erstelle ich als Kindertageseinrichtung ein Platzangebot?
Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Platzangebot erstellen).

7. Kann ich die Platzangebotsliste sortieren z.B. nur getätigte Vertragsschlüsse anzeigen lassen?
Ja, Sie können über den Filter "Status" auswählen, was in Ihrer Liste der Platzangebote angezeigt wird. So können Sie z.B. nur neue Einträge oder Vertragsschlüsse anzeigen lassen und die nicht benötigten Einträge ausblenden. Zusätzlich ist es sehr einfach möglich, die Treffer über einen Klick auf die grüne Spaltenbeschriftung zu sortieren.

8. Wie funktioniert die 20-Tagesfrist?
Die 20-Tagesfrist für die Platzvergabe beginnt mit der Abgabe eines Platzangebotes und dem Termin für ein Vertragsgespräch durch die Kita. Sie endet mit der Dokumentation des Vertragsschlusses im Kita-Portal. Mit der erfolgreichen Dokumentation eines Vertragsschlusses durch die Kita-Leitung innerhalb der 20-Tagesfrist werden automatisch auch alle weiteren Vormerkungen des Kindes gelöscht.

9. Was passiert wenn die 20-Tagesfrist überschritten wird?
Läuft ein Platzangebot nach 20 Werktagen ohne dokumentierten Vertragsschluss im Kita-Portal Karlsruhe aus, erhalten die Eltern eine automatische Absage per E-Mail und das Kind den Status "Automatisch Abgelehnt".
Soll das Kind nun doch in Ihrer Kita aufgenommen werden, führen das Vertragsgespräch und dokumentieren ggf. die Aufnahme in der Platzangebotsliste! Wichtig! Nur wenn Sie den Vertrag dokumentieren, erlöschen alle Vormerkungen in Ihrer eigenen Vormerkliste und in den Vormerklisten anderer Kita.

10. Warum muss ich einen Vertrag dokumentieren?
Alle von der Stadt Karlsruhe geförderten Einrichten sind dazu verpflichtet ihre Vormerkungen und Vertragsschlüsse über Kita-Portal abzuwickeln. Mit einem dokumentierten Vertragsschluss löschen Sie automatisch auch alle weiter getätigten Vormerkungen für das jeweilige Kind in anderen Kitas.

11. Wie dokumentiere ich einen Vertragsschluss?
Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Vertragsschluss dokumentieren).

12. Wie kann ich die öffentlich angezeigten Daten meiner Kindertageseinrichtung ändern?
Wenn Sie Änderungen/Aktualisierungen in den Stammdaten Ihrer Kindertageseinrichtung vorgenommen haben, werden diese in zwei Schritten geprüft, bevor sie für die Öffentlichkeit sichtbar werden. Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt (Stammdaten bearbeiten).

13. Wie arbeite ich als Trägervertretung mit der Freigabeschleife?
Als Trägervertretung müssen Sie die von den Kindertageseinrichtungen vorgenommenen Änderungen freigeben oder ablehnen. Erst dann ändern sich die öffentlich sichtbaren Informationen über die jeweilige Kindertageseinrichtung. Wie das geht erfahren Sie hier (Freigaben als Trägervertretung bearbeiten).

14. Wie erstelle ich direkt eine "Analoge Vormerkung" beim Besuch von Eltern in meiner Kita?
Alle Kitas können für Eltern mit bekannten Barrieren, bspw. Sprach- und Verständnisprobleme oder bei fehlendem Internet- und IT-Zugang, Vormerkungen für die eigene und optional für andere Kitas erstellen. Wir haben Ihnen dazu eine Anleitung erstellt (Analoge Vormerkung erfassen).

15. Muss beim Wechsel des Betreuungssegmentes innerhalb einer Kita, z.B. von der Krippe in den Kindergarten eine Vormerkung erstellt werden?
Nein, bei einem Wechsel von der Krippe in den Kindergarten oder vom Kindergarten muss in dem Fall eine neue Vormerkung durch die Sorgeberechtigten erstellt werden, wenn die Anschlussbetreuung bis zum Schuleintritt nicht sichergestellt ist.

16. Müssen Geschwisterkinder oder Kinder von Mitarbeitenden auch vorgemerkt werden?
Ja, für alle Kinder muss über das Kita-Portal eine Vormerkung erstellt und ein Platzangebot abgegeben werden. Eltern können diese Angaben in den Vormerkungen speziell angeben, so dass dies für die Kita direkt ersichtlich ist.